離職員工不配合交接?一招破解!
日期:2018-11-16 瀏覽

  員工辭職或被解雇后不配合交接的情況是很多用人單位的HR經常遇到的情形,在某些案件中甚至出現離職員工帶走載有大量公司保密信息的電腦、開走公司配備的車輛等侵占公司財物的惡劣行為。

  實際上,法律對員工辦理工作交接的義務有明確的規定——《勞動合同法》第50條規定:“……勞動者應當按照雙方約定,辦理工作交接”。除《勞動合同法》的一般性規定外,針對某些特殊崗位的員工還有更明確的專門立法規定辦理工作交接的法定義務,如《會計法》第四十一條規定:“會計人員調動工作或者離職,必須與接管人員辦清交接手續。”

  不過,徒法不足以自行,面對屢屢發生的離職員工不辦理工作交接情形,實務中,用人單位將需要更多的“殺手锏”,才能維護自身的合法權益,保證必要時刻能夠盡可能地促使員工配合履行辦理工作交接的法律義務。筆者在本文即探討實踐中用人單位可以參考的一些措施。

  1.是否可以拒絕支付經濟補償金?

  《勞動合同法》第50條在規定辦理工作交接是員工法定義務的同時,進一步規定“用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的,在辦結工作交接時支付。“可見,拒付經濟補償金本身是用人單位的法定權利。然而拒付經濟補償金是《勞動合同法》提供給用人單位僅有的制衡手段,如員工無經濟補償,則用人單位還需要尋找其他的替代手段。

  2.是否可以暫緩出具解除/終止勞動關系證明及暫緩辦理檔案和社保轉移手續?

  暫緩辦理這些事項會很大程度上影響到勞動者在新雇主處入職,所以對于想要盡快入職新用人單位的勞動者會形成一定的壓力,并促使勞動者辦理交接。但從法律規定而言,《勞動合同法》第五十條規定- 用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明,并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。故用人單位在使用此措施時需要謹慎操作,控制法律風險。

  具體而言,用人單位需要注意:a.用人單位的離職交接要求的具體事項具有合理性;b. 控制“暫緩“時間不要超過法定時限,如果暫緩并未能促使員工配合交接,那么仍然及時出具離職證明并辦理為宜。否則,員工將可能得以主張用人單位的行為對自己造成的損失。實踐中不乏用人單位長時間拖延辦理離職手續,導致員工成功主張賠償的案例。員工提出的損失賠償可能包括失業、醫療、生育保險的損失以及未能入職下家雇主的潛在收益損失。

  3.是否可以暫緩支付未結費用?

  拒付經濟補償金對很多員工并不適用,那么,公司是否可以選擇暫緩或不支付其他未結費用呢?如最后一個月工資、年休假補償、獎金、報銷款項,是否可以等到辦理工作交接完畢再支付?

  從法律規定來看,此種做法存在一定法律風險。首先,《勞動合同法》僅規定了經濟補償金在辦結工作交接時支付,并未涉及工資、報銷等事宜。其次,勞動部《工資支付暫行規定》規定:”勞動關系雙方依法解除或終止勞動合同時,用人單位應在解除或終止勞動合同時一次付清勞動者工資。”又如《企業職工帶薪年休假實施辦法》規定未休年休假補償屬于公司應當在員工解除或者終止勞動合同時結清的款項。可見,公司拖延支付工資會有違法風險。

  當然,暫緩支付工資在實踐中確實對促使員工辦理交接起到一定的作用,用人單位可以考慮采取一定的變通措施防范法律風險。其一,用人單位可以與員工在勞動合同中對離職工資約定結算辦法和支付時間、損失賠償扣款。其二,完善獎金制度。獎金屬于勞動報酬的一部分,但是往往很多用人單位的獎金均是基于獎金政策發放的。所以,如果獎金政策中將離職交接工作作為離職時獎金發放的必備前提條件之一,那么用人單位暫緩支付獎金的行為就會具有更多的合理性。其三,完善報銷流程,將報銷作為離職交接的內容之一。報銷款項作為員工已經因公支出的費用,用人單位拒絕支付是缺乏法律依據以及合理性的。不過,用人單位對報銷材料按照流程進行審核和支付卻是理所當然的,任何不符合報銷流程、未審核完畢的費用,用人單位可以不予支付。

  4.能否直接向員工主張損失?

  勞動部《工資支付暫行規定》第十六條規定,因勞動者本人原因給用人單位造成經濟損失的,用人單位可按照勞動合同的約定要求其賠償經濟損失。經濟損失的賠償,可從勞動者本人的工資中扣除。但每月扣除的部分不得超過勞動者當月工資的20%。若扣除后的剩余工資部分低于當地月最低工資標準,則按最低工資標準支付。《上海市企業工資支付辦法》第二十二條也有類似的規定。所以如果公司可以舉證員工造成的損失的,可以要求員工賠償。有關每月扣除的限額問題,雖然法律對此做了限制性規定,但是筆者認為,考慮到勞動者離職后用人單位按月索賠幾無可能,所以應當允許用人單位一次性請求賠償。這點在一些地方實踐中也得到了反映,譬如《深圳市中級人民法院關于審理勞動爭議案件的裁判指引》第九十九條中就提到“勞動者在履行勞動合同過程中造成用人單位損失,用人單位在解除勞動合同時要求勞動者一次性賠償的,應予支持,但賠償數額由人民法院根據勞動者的過錯程度、造成損失的大小等具體情況酌情進行確定。”下面我們通過案例來進一步了解一下實踐中主張賠償的可行性:

  背景情況

  A先生供職于一家大型B貿易公司,是一名資深的外銷員。兩年前,A先生代表B公司與海外C公司簽訂外銷合同,約定出運外銷商品兩萬件,總價約50萬元,付款方式為即期信用證,出運日期為收到條款符合要求的信用證后15個工作日。后B公司收到信用證,但物品數量與總價與合同約定的并不相符,幾經修改,仍不符合合同約定,但A先生還是出運了貨品。此后B公司向銀行交單議付時,銀行以貨物已經被非申請人或沒有提單的未經授權的人提走而拒付。在中國出口信用保險公司出具的報告顯示:經查詢在當局及名冊中均未查詢到C公司的相關記錄,至此B公司的該筆貨款無法收回。

  對于A先生工作失職、違規操作的行為,B公司作出了扣發獎金、解除勞動合同的決定,并要求賠償相應損失。A先生則辯稱自己不是直接責任人,而且也已經扣發了獎金,因此不同意賠償。

  法院裁判

  法院審理后認為,B公司的內控規章制度明確對業務人員的工作流程、審批流程、權限等設置了嚴格的規定,A先生未按合同約定提前交付提單的行為顯然嚴重違反規定和業務常識。

  從A先生與C公司之間的郵件往來情況看,上述行為確系A先生直接處理,故而其應對所負責業務致使B公司未收到、收回貨款承擔相應的責任。綜合A先生已經被扣發獎金等原因,法院根據實際情況酌定賠償金額。

  所以,從案例也可以看出,當用人單位可以證明損失乃員工過錯直接導致,是可以主張相當部分的賠償的。然而,實踐中的難點是,用人單位往往很難界定以及證明“直接損失”。舉例來說,如果員工A離職時未能妥善交接潛在客戶的信息導致公司未能獲得該客戶,這樣的潛在收益的損失很難被認定為直接損失;如果員工B離職時未能將項目進度妥善交接,導致公司未能如期完成項目,最后承擔了違約金5萬元,這筆違約金也很難被全額認定為直接損失,因為未能如期完成項目很有可能是多方面的原因造成的,如用人單位未能及時安排其他人跟進等。所以,就直接損失的界定以及舉證,用人單位可以注意以下幾點:

  a.量化損失并提供支持文件 – 如實際承擔了違約金、支付了罰款的憑據、雇傭第三方替代離職員工履行職責的支出、甚至是用人單位為了讓其它員工履行離職員工職責而支出的加班費、與客戶之間的溝通記錄等; 

  b.反復催告員工履行職責并告知其可能產生的損失 – 用人單位反復催告并明確后果而員工仍然怠于履行義務的情況下,員工的過錯會更加明顯,這會為用人單位在處理后續爭議時帶來優勢;

  c.積極避免損失并保存證據 – 很多時候,之所以損失無法被認為是離職員工直接導致的, 往往是因為用人單位方面很大程度上也沒有盡可能采取行動避免損失或采取了行為卻無法舉證。所以,如果用人單位能夠積極主動彌補以及解決員工未及時交接造成的問題并把有關證據保全好(例如,雇傭第三方的協議、安排其他職工加班的郵件/加班單、與客戶之間的溝通記錄、內部的溝通記錄等),得以主張損失的可能性就會一定程度上提高。當然,如之前所說的,用人單位可以主張用人單位采取彌補手段的合理支出是員工拒不辦理離職交接而造成的損失;

  d.事先約定-如在合同中約定“不辦理工作交接的,用人單位委托其他人或機構代理這些工作的費用或安排其他員工加班的加班費將被視作為不辦理工作交接的損失”,這將為用人單位主張損失提供更多的約定依據。 

  當然,上述措施僅僅是拋磚引玉,實踐中督促員工辦理工作交接的方法根據實際情況會更多種多樣,在法律框架內靈活組合運用才是應對員工不配合工作交接的最有效的手段。

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